EDYTOR ZAMIAST MASZYNY DO PISANIA
Jeszcze niedawno większość dokumentów powstających w urzędach była pisana na zwykłych maszynach do pisania. Ma to jeden istotny mankament. Wykreślenie jakiegoś zdania lub poprawka stylistyczna zmuszają do przepisania całego tekstu. Wymyślono więc program tzw. edytor tekstu, który znakomicie ułatwia piszącemu jego pracę: tekst można wielokrotnie poprawiać, kasować i przenosić jego fragmenty, zmienić odstęp między wierszami i szerokość strony. Mądry edytor potrafi nawet sam przenosić wyrazy i poprawić błędy ortograficzne. Wszystko to odbywa się na ekranie monitora, bez zmarnowania nawet jednego arkusza papieru!
W niektórych biurach edytory tak bardzo przypadły pracownikom do gustu, że poczciwą maszynę do pisania odłożono do lamusa. Najpopularniejsze edytory, które zawojowały cały świat, to Wordstar, Tasword i ChWriter.
ELEKTRONICZNE ARCHIWUM
Komputer wspiera człowieka nie tylko w pisaniu tekstów. Niegdyś półki archiwów aż uginały się od tysięcy zakurzonych skoroszytów. Odszukanie czegokolwiek w takich stertach papieru było niezwykle trudne. Dziś rolę archiwisty przejął program zwany bazą danych. Odpowiednikiem teczki z aktami w takim elektronicznym archiwum jest dyskietka. Na dyskietce można zapisać dowolne informacje, na przykład imię, nazwisko, adres, numer telefonu i kod pocztowy znajomych. Taka porcja danych o jednej osobie tworzy rekord. Każda informacja zajmuje zawsze określone miejsce w rekordzie zwane polem. Kilkadziesiąt rekordów zawierających dane o różnych osobach to plik. System zarządzający bazą danych może błyskawicznie posortować rekordy pliku według zadanego klucza, np. alfabetycznie, lub natychmiast wyszukać wszystkie osoby zamieszkałe w Warszawie.
Oczywiście, bazy danych wykorzystuje się w praktyce do rozwiązywania o wiele poważniejszych zagadnień. Przy ich pomocy prowadzi się ewidencję ludności. Katalogowanie zbiorów bibliotecznych, ewidencję obrotów w przedsiębiorstwach, identyfikuje się przestępców. Oprócz sortowania i wyszukiwania informacji, mogą one przetwarzać zmagazynowane informacje, wykonywać obliczenia, prezentować graficznie uzyskane wyniki. Najbardziej znanym programem do tworzenia baz danych jest dBase.
KONIEC UDRĘKI Z ZESTAWIENIAMI
Nie tylko konieczność wertowania stosów skoroszytów w poszukiwaniu jakiejś informacji spędza sen z oczu urzędnikom. Równie dokuczliwe jest sporządzanie naróżniejszych tabel i zestawień, w których trzeba sumować, przemnażać i obliczać średnie z setek liczb.
Programiści opracowali więc program, który służy wyłącznie do sporządzania obliczeń tabelarycznych. Spreadsheet, czyli arkusz kalkulacyjny do złudzenia przypomina zwykłe formularze stosowane w biurach do przygotowania najróżniejszych zestawień. Ekran podzielony jest na pola pogrupowane w ponumerowanych rzędach i kolumnach, tak jak w zwykłej tabelce. Do każdej z takich komórek można wpisać tekst, liczbę lub formułę matematyczną (np. sumowanie wszystkich liczb w kolumnie). Po zmianie liczby w dowolnej komórce natychmiast przeliczane są wszystkie formuły i zawsze mamy tabelę z aktualnymi wynikami. Arkusz kalkulacyjny może przedstawić najistotniejsze dane z każdej tabelki w postaci przejrzystych wykresów lub diagramów.
LEKTURA NA PARĘ WIECZORÓW
Tak więc widzimy, że informatyka stworzyła znakomite narzędzia, pozwalające unowocześnić nasz warsztat pracy. Nie jest to jednak takie proste. Decydując się na wprowadzenie elektroniki do biura, stajemy przed niebagatelnym problemem. Musimy poznać co najmniej trzy programy: edytor tekstów, bazę danych i arkusz kalkulacyjny (spreadsheet). Nie jest to wcale łatwe. Instrukcja do każdego z tych programów może składać się nawet z kilkuset stron. Samo przeczytanie opisów jest lekturą na parę wieczorów.
Niestetyito nie koniec trudności. Każdy z programów będzie miał inny system komunikacji z użytkownikiem, inaczej opracowane menu. Te same funkcje będą realizowane po naciśnięciu innej kombinacji klawiszy. W sumie nauczenie się sprawnej obsługi trzech programów może okazać się równie trudne, jak opanowanie podstaw języka obcego.
Załóżmy, że pokonaliśmy te wszystkie przeszkody. Umiemy już napisać pismo przy pomocy edytora tekstu, baza danych pomaga w prowadzeniu podręcznego banku danych, rachunki, dzięki arkuszowi kalkulacyjnemu, nie sprawiają już żadnych kłopotów. Któregoś dnia okazało się, że musimy napisać 40 identycznych listów i wysłać je do 40 różnych osób. Natychmiast wpadliśmy na pomysł, żeby wykorzystać adresy zapisane w bazie danych i umieścić je w tekście napisanym przy pomocy edytora. Nasza radość była, niestety, przedwczesna. Okazało się, ze nasze programy pochodzą z różnych firm, które nie przewidziały możliwości wymiany danych pomiędzy nimi. Musimy więc adresy i nazwiska dopisać ręcznie.
PAKIET ZINTEGROWANY
Twórcy oprogramowania zdawali sobie od dawna sprawę z kłopotów, jakie może przyspożyć użytkownikom korzystanie z oddzielnie opracowanych programów. Brak możliwości przesyłania danych z jednego programu do drugiego, stosowanie różnych formatów zapisu na dyskach, nieznormalizowane systemy komend skutecznie utrudniają użytkownikom pełne wykorzystanie zalet komputera. Istnieją oczywiście programy narzędziowe, które pozwalają przenosić zbiory np. z programu kalkulacyjnego do edytora tekstu lub dopasowują format zaptsu. Nie jest to jednak sposób satysfakcjonujący przeciętnego użytkownika.
Wyjście z sytuacji okazało się na szczęście bardzo proste. Programiści po prostu połączyli bazę danych, edytor tekstu i spreadsheet w jeden program. Tak właśnie powstał pakiet zintegrowany. Składa się on zwykłe z tych trzech podstawowych bloków. Użytkownik przystępujący do pracy z pakietem zintegrowanym styka się z jednolitym systemem komend. Podstawowe funkcje są wspólne dla wszystkich bloków, dzięki czemu użytkownik bardzo łatwo uczy się obsługi programu. Najważniejszą zaletą pakietu jest możliwość przesłania danych pomiędzy poszczególnymi modułami. Można na przykład bardzo szybko zaadresować korespondencję adresami z bazy danych, tabelkę opracowaną w programie kalkulacyjnym dołączyć do tekstu napisanego w edytorze.
Współczesne pakiety zintegrowane zawierają również inne bloki. Jednym z nich jest tak zwana grafika ekonomiczna (ang. business graphics, niem. Geschaftsgrafik). Procedury graficzne umożliwiają utworzenie wykresów prezentujących dane przetwarzane w programie kalkulacyjnym lub bazie danych. Przejrzyste diagramy kołowe lub słupkowe pomagają szybko zorientować się w ogólnej tendencji danego procesu lub wychwycić proporcje pomiędzy kilkoma parametrami. Kolejnym programem często umieszczanym w pakiecie zintegrowanym jest program komunikacyjny. Przydaje się użytkownikom komputerów podłączonych do sieci komputerowej. Odpowiednie procedury ustalają wymagane parametry transmisji danych, dbają o uzyskanie połączenia z odbiorcą. Korzystając z modemu i właściwie dobranego programu komunikacyjnego możemy wysłać informację poprzez linie telekomunikacyjne nawet na inny kontynent. Dzięki temu nasz komputer staje się prawdziwym oknem na świat. Na naszym biurku stoi urządzenie, które zastępuje teleks, umożliwia uzyskanie danych o aktualnych notowaniach giełdowych, najnowszego serwisu prasowego i programów.
W pakiecie zintegrowanym umieszczany jest czasem Time Manager. Jest to po prostu elektroniczny kalendarz, który ułatwia właściwe gospodarowanie czasem i pamięta o umówionych spotkaniach. Profesjonalne pakiety zintegrowane zawierają własne języki programowania. Umożliwia to pisanie skomplikowanych programów sortujących, przeszukujących i dokonujących złożonych obliczeń matematycznych na podstawie zgromadzonych danych.
PAKIET TYLKO NA IBM?
Nikogo nie powinno dziwić, że program dysponujący tak ogromnymi możliwościami zajmuje dużo miejsca i wymaga szybkiego komputera. Najpopularniejsze pakiety zintegrowane Lotus 1-2-3, Symphony, Framework opracowano dla komputerów IBM. Mieszczą się one na kilku dyskietkach i wymagają co najmniej kilkuset kilobajtów pamięci operacyjnej. Praca z nimi staje się naprawdę komfortowa dopiero przy zastosowaniu twardego dysku. Nie znaczy to, że całkowicie zapomniano o użytkownikach komputerów 8 bitowych. Na Atari XL/XE powstał całkiem przyzwoity pakiet, który nosi nazwę Mini Office II. Zawiera on bazę danych, edytor tekstu, spreadsheet, blok procedur grafiki ekonomicznej i program komunikacyjny do pracy w kilku popularnych sieciach.
Janusz Jarmoch