Motto: ”Przy samych danych bez baz bałagan byłby w sam raz...”
Konieczne stało się więc opracowanie specjalnych programów ułatwiających przechowywanie, modyfikację, uaktualnianie i wyszukiwanie informacji. I w ten sposób pojawiły się systemy zarządzania bazą danych, w których informacje wprowadzane i zapamiętywane są w postaci zorganizowanych struktur: pól, rekordów i plików. Podstawową strukturą jest rekord, który może być podzielony na pola, zaś pewna ilość rekordów (różna w różnych bazach danych) tworzy plik. Jeżeli wyobrazimy sobie rekord jako pewien formularz to jego rubryki będą polami, a paczka formularzy będzie plikiem. W zależności od powiązań między strukturami baz danych i organizacją samych struktur ustalił się podział na: kartotekowe bazy danych, relacyjne bazy danych, hierarchiczne, sieciowe, bazy danych o formacie swobodnym i wielodostępne. Ograniczę się do omówienia tylko dwóch pierwszych typów, do których istnieją stosowne programy pracujące na mikrokomputerach Amstrada.
1. Kartotekowe bazy danych. Plik, będący magazynem naszych informacji, składa się z rekordów o takiej samej strukturze, tzn. z pól o tych samych nazwach i tego samego typu, aczkolwiek treść informacji wpisana w te pola może być dla każdego z rekordów inna. Wróćmy do przykładu formularza (rekord) rubrykami (pola): wiek, płeć, miejsce zamieszkania... Jeżeli taki formularz wypełnia mężczyzna i kobieta w różnym wieku i z różnych miast, to otrzymamy prosty plik (dwa formularze) z różnymi informacjami w rekordach o takich samych polach.
W tej grupie programów wyróżnia się prostotą obsługi Gestion de Fichiers — baza danych, w której każdy rekord może mieć do 19 pól o szerokości 50 znaków. Wielkość pliku ograniczona jest jedynie pojemnością dyskietki, jednakże użytkownik „obarczony” jest koniecznością nadania nazw rekordom, określenia ilości i nazw pól i, oczywiście, wypełnienia ich treścią. Taka elastyczność jest dużą zaletą dla pracowitych użytkowników mikrokomputerów. Leniwi mogą korzystać ze specjalizowanych prostszych baz danych typu „notes” (Agendafirmy Logys), czy „książka adresowa” (Carnet d'adresse tej samej firmy). Wpisane wcześniej informacje mogą być wyszukiwane od kątem różych kryteriów: nazwiska, adresu, numeru telefonu lub daty.
2. Relacyjne bazy danych. Pliki, tak jak w bazach kartotekowych zbudowane są z rekordów, a rekordy z pól. Jednakże baza może zawierać kilka plików, różniących się strukturą rekordów a także umożliwia tworzenie nowych rekordów z różnych plików i tworzenie nowej bazy danych zawierającej łączne informacje, pod warunkiem że przynajmniej jedno pole jest wspólne. Wyobraźmy sobie autora książek wydawanych w różnych wydawnictwach, który chce podsumować swój dorobek: każde wydawnictwo ma kartotekę wydanych własnych książek i tylko nazwisko zainteresowanego autora jest wspólne. Przy pomocy relacyjnej bazy danych, jeżeli wydawnictwa są połączone w sieci komputerowej, autor uzyska niemal naatychmiast potrzebne informacje, nawet nie wiedząc, że możliwe było utworzenie nowego rekordu z wielu innych, których jednym wspólnym polem było jego nazwisko. Najpopularniejszym programem w tej drupie jest niewątpliwie dBase II opracowany przez formę Ashton Tate — w pełni profesjonalny, pracujący początkowo pod kontrolą systemu operacyjnego CP/M, adaptowany później do mikrokomputerów 16-bitowych (PC, DOS, CP/M 80 i 86). W interesującej nas wersji można założyć bazę danych z maksymalną ilością 65535 rekordów, składających się z 32 pól. Każde pole może zawierać do 254 znaków, jednak łączna liczba znaków w rekordzie nie może przekroczyć 1000. Informacje w polach mogą być znakowe, numeryczne lub logiczne. Wbudowany w dBase II język programowania umożliwia, w przypadku wykonywania skomplikowanych operacji na polach i rekordach nieprzewidzianych w menu, stworzenie przez programistę lub zaawansowanego użytkownika swoistego programu użytkowego, ułatwiającego pracę innym użytkownikom tej bazy danych. W prostszych przypadkach wystarcza korzystanie z dołączonego do programu menu i wprowadzanie z klawiatury podstawowych poleceń oferowanych przez dBase II (np. zmiana struktury i zawartości rekordu, sortowanie pliku wg określonych kryteriów, dołączanie rekorsu do pliku, sumowanie wartości numerycznych ze wskazaniem rekordów, wyświetlanie lub wydruk danych, usuwanie rekordów spełniających zdefiniowany wcześniej warunek itp.). Istnieją również programy umożliwiające tworzenie mniejszych, ale łatwiejszych w obsłudze baz danych jak np. Datamat (do 400 rekordów) czy Masterdile — firmowa baza danych Amstrada (do 500 rekordów). Niezależnie do swoich zalet bazy danych są tylko pewnym Zbiorem informacji, który w świetle potrzeb użytkowników wymaga łączenia z tekstem, dokonywania różnorodnych obliczeń i prezentowania (łącznie lub wyłącznie) w postaci różnorodnych tabel i wykresów. Powstały więc Pakiety Zintegrowane, łączące edytory tekstów, bazy danych, programy kalkulacyjne, graficzne i komunikacyjne, z ujednoliconym sposobem obsługi wszystkich składników pakietu i łatwością przesyłania informacji między nimi. W przypadku CPC również Masterfile współpracuje z arkuszem kalkulacyjnym Mastercalc i edytorami tekstów Tasword oraz Protext. Podobnym minipakietem jest Pockte Base + Packet Cale. Dość duża uniwersalność pakietów zintegrowanych niesie za sobą również pewne ograniczenia, ale to już temat na zupełnie inne opowiadanie. Tymczasem proponuję rzucić okiem na krótki program będący przykładem kartotekowej bazy danych. Jest to notatnik, umożliwiający wpisywanie modyfikację i przechowywanie na dyskietce nazwisk, adresów i telefonów. Po uruchomieniu programu należy oczywiście najpierw zapisać notatnik (wybieramy opcję 1 z menu) i wpisać te informacje na dyskietkę (opcja 3) do tworzonego automatycznie zbioru „notki”. Przy następnym korzystaniu z programu należy wybrać opcję 4 (odczyt danych z dyskietki) i już można poszukiwać informacji przez wybór opcji. 2. Program umożliwia również modyfikację i usuwanie poszczególnych zapisów, jednak należy pamiętać aby po każdej z tych czynności zapisać uaktualniony notatnik na dyskietkę (ponownie opcja 3).
Wojciech Ziółek