Setki wytwórców prześcigają się w oferowaniu coraz sprawniejszych urządzeń zastępujących tradycyjne atrybuty biura: maszyny do pisania, rozklekotane elektromechaniczne teleksy i szafy z aktami. Elektroniczne biuro jest sprawniejsze, tańsze i skuteczniejsze w swoich działaniach.
Na nic chyba nie narzekamy tak często, jak na biurokratów i biurokrację. Urzędnik ukrywający swą niekompetencję za stosami akt, zarządzeń i rozporządzeń, stał się symbolem tego wszystkiego, co hamuje rozwój. Nauka i technika nie znają jeszcze metody, za pomocą której można by przekształcić siedzącego za biurkiem człowieka. Być może uda się to jednak osiągnąć przekształcając najpierw otoczenie, w jakim on działa.
Dziesięć lat temu grupa naukowców z Queen Mary College z uniwersytetu londyńskiego opracowała raport określający przyszłościową wizję zautomatyzowanego biura. Naukowcy stwierdzili, że w dziesięcioleciu 1977—1987 powstaną biurowe systemy informatyczne, które wyeliminują biurka, maszyny do pisania i szafy z aktami. Stało się tak jeszcze szybciej niż przewidywali naukowcy, których w momencie ogłaszania raportu nazywano marzycielami i fantastami.
Biurko może być obecnie zastąpione wielofunkcyjnym warsztatem pracy: profesjonalny komputer osobisty połączony z innymi tego typu urządzeniami, przez tanią i wysoce niezawodną sieć lokalną. Warsztat ten może być połączony z głównym komputerem biura, tak, że pracownik może sięgnąć po, lub przetwarzać informacje z głównego zbioru akt przedsiębiorstwa.
Maszyny do pisania mogą być całkowicie zastąpione przez komputery wyposażone w urządzenia do przetwarzania tekstów
Elektroniczny system akt umożliwia zastąpienie tradycyjnych szaf wypełnionych po brzegi papierami. System ten może być magnetyczny — tak jak urządzenia do przechowywania wielkich ilości akt zbudowane przez IBM, w których kasety z taśmami są przesuwane przez roboty — lub optyczny, jak maszyna „Mega-doc" Philipsa, która jest jakby rozrośniętą wersją cyfrowej maszyny do odtwarzania compact disców, tj. cyfrowych longplayów.
Obfitość systemów elektronicznych oferowanych do zastosowań biurowych spotyka się ciągle z oporami części dyrektorów odpowiadających za prace swoich urzędów. W pewnym stopniu ich rezerwa jest wytłumaczalna. We wczesnych fazach prób zautomatyzowania urzędów popełniono sporo błędów. Entuzjaści, którzy wtedy uwierzyli w zapewnienia producentów elektronicznego sprzętu biurowego, sparzyli się na zapowiedziach znacznego zwiększenia wydajności pracy, a więc obniżenia kosztów papierkowych operacji. Okazało się jednak wkrótce, że wyliczenia i prognozy były błędne.
Biura zaczęto automatyzować od najniższych szczebli personelu urzędniczego i maszynistek, dopiero później zaczęto obejmować tym procesem szczeble pośrednie i zarządzające. Podejście to przyniosło początkowo pewne korzyści, szczególnie w tych organizacjach, gdzie były duże hale maszyn.
Dopiero teraz jednak okazało się, że prawdziwe korzyści wynikają z kompleksowego podejścia do problemu. Główną zaletą automatyzacji prac biurowych jest zmiana jakościowa w pracy biura, jakkolwiek pewne korzystne zmiany ilościowe też sa nie do pogardzenia. Do automatyzacji zastosowano nowe podejście, w którym informacje uznano za podstawowy surowiec, a technikę komputerową — za urządzenia do jego przetwarzania.
Skutki takiego podejścia są w różnych dziedzinach odmienne i niekiedy zaskakujące. Jednym z takich skutków może być wprowadzenie nowych metod działania na rynku. Jedna z czołowych firm ubezpieczeniowych w Wielkiej Brytanii, Abbey Life dostarczyła swoim agentom przenośne mikrokomputery jako pomoc w ich kontaktach z klientami. Miało to umożliwić agentom dostęp do zbioru informacji przechowywanych w wielkim komputerze firmy, co z kolei ułatwiało odpowiedzi na liczne szczegółowe pytania przyszłego klienta. Agenci, płatni od każdej zawartej transakcji, musieli sami kupić mikrokomputer. Na wydatek ten zdecydowało się ponad 25 proc. z nich — eksperyment okazał się więc bezdyskusyjnym sukcesem.
Niedawno opracowany raport na temat automatyzacji w bankach USA stwierdza, że poważnie myślą one o doprowadzeniu swoich oddziałów do samowystarczalności w przetwarzaniu informacji. To samo opracowanie informuje, że w USA około 86 proc. banków zainstalowało już w swoich biurach różnorodne systemy automatyczne. Analiza przeprowadzona przez firmy komputerowe IBM i Wang, które dostarcza ją 60 proc. urządzeń do przetwarzania tekstów, wykazały, że na 1000 zatrudnionych w bankach przypada już 26 urządzeń do przetwarzania tekstów. Niewiele mniej było komputerów osobistych — 21 na 1000 zatrudnionych.
Urządzeniami, które banki najprawdopodobniej wprowadzą wkrótce do swoich biur, będą wideoteksty (urządzenia do przesyłania na odległość całych stron), końcówki poczty elektronicznej oraz systemy informacyjne dla kadr zarządzających z możliwościami przesyłania wykresów.
Dzięki gwałtownemu rozwojowi tendencji do automatyzacji prac biurowych tak w USA, jak i w Europie Zachodniej, na rynku sprzętu służącego do tego celu utrzymali się liczni dostawcy. Przyszłość dla słabszych wytwórców nie jest jednak różowa. Podobnie jak z innego typu sprzętem komputerowym, największe szanse mają silni, jakkolwiek określenie to niekoniecznie dotyczy tylko IBM czy innych gigantów. Rynek automatyzacji prac biurowych jest bardziej dynamiczny i jeden lub kilka udanych patentów mogą zapewnić zaistnienie na nim wytwórcy, o którym do niedawna nikt jeszcze nie słyszał.
Różnorodność sprzętu elektronicznego używanego do automatyzacji prac biurowych sprawia, że podnoszą się głosy nawołujące do stworzenia międzynarodowego standardu urządzeń tego typu, co umożliwiłoby organizowanie współpracy komputerów różnych firm. Większość banków amerykańskich używa na przykład sprzętu IBM oraz jego tzw. architektury systemu sieci. Eksperci nie ryzykują prognoz, kiedy nastąpi opracowanie standardu międzynarodowego, który umożliwi łączenie w sieci elementów różnych systemów, niemniej jest to kierunek, w jakim zdąża świat.
Tylko, zapytajmy na koniec, czy rzeczywiście zmiana filozofii działania i technicznego wyposażenia biura, pociągnie również za sobą zmianę mentalności pracującego w nim człowieka?
Waldemar Siwiński